Un système proactif de gestion de portefeuille de projets (PPM) comprend une bonne gouvernance pour assurer l'exactitude et l'intégrité des données. Un élément essentiel de cette gouvernance est de traiter des projets qui sont complétés ou annulés et d'effectuer plusieurs actions sur eux aussi afin de les compléter. Vous voudrez vous assurer que tous les travaux ont été capturés, que les ressources n'ont pas le travail restant sur le projet et que le projet n'est plus visible dans les vues PWA (Project Web Access) des projets et des tâches actifs.
Lorsqu'un projet est terminé, procédez comme il se doit pour fermer le calendrier du projet.
- Traitez toutes les mises à jour des membres de l'équipe. Bien sûr, vous voudrez capturer l'effort de travail total pour chaque projet. Étant donné que certaines des prochaines étapes auront une incidence sur la capacité des membres de l'équipe à signaler leur travail actuel, le premier ordre d'affaire est d'informer l'équipe du projet que vous fermerez le projet et qu'ils doivent soumettre toutes les heures travaillées. Une fois que toutes les heures ont été soumises et que toutes les divergences ont été traitées, approuvez et publiez toutes les mises à jour des tâches.
- Mettre à jour le projet «Date de l'état». La date d'état du projet est le mécanisme par lequel le gestionnaire de projet communique la date à laquelle le projet progresse. Cette date devrait refléter le dernier jour de la période de déclaration pour laquelle les mises à jour des tâches ont été reçues. Définissez cette date dans la boîte de dialogue Date d'état en allant dans la section Statut du ruban Projet et en cliquant sur le bouton Date d'état pour ouvrir la boîte de dialogue Date d'état. Cette valeur doit être définie à la date à laquelle la période de feuille de temps actuelle s'est terminée, et non la date actuelle. En règle générale, c'est le samedi ou le dimanche précédent, selon les politiques de feuille de temps de votre organisation. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
- Mettre à jour les jalons du projet. Les jalons du projet ne sont pas mis à jour automatiquement par la procédure d'acceptation des mises à jour de progression des membres de l'équipe, de sorte que le gestionnaire de projet doit marquer tous les jalons du projet comme étant complets. Pour marquer un jalon tel que complété, définissez d'abord la date de "Réalisation réelle" pour refléter la date d'étape, puis à partir du "Ruban de tâche" | La section Horaire, cliquez sur le bouton "100% complet".
- Supprimez tout travail restant. S'il y a un travail restant sur un projet, cela affectera l'utilisation et la disponibilité des ressources. Pour s'assurer que ces données sont exactes, il est essentiel d'éliminer tout travail restant sur les projets achevés et annulés. Dans Microsoft Project, utilisez la vue "11 - Project Closure" pour définir le travail restant à 0h et la durée restante à 0d pour toutes les tâches du projet qui ne sont pas déjà nulles. La façon la plus simple de le faire est d'utiliser le bouton AutoFiltre dans l'en-tête de colonne Remaining Work pour filtrer pour toutes les tâches ayant une valeur non nulle.
- Supprimez les tâches du projet dans les pages Tâches, Feuilles de temps et Affectations de ressources dans PWA. Le champ "Publier" est utilisé pour gérer les tâches qui sont publiées aux membres de l'équipe pour l'exécution. Pour supprimer les tâches de ces vues, définissez la valeur du champ Publier sur Non en utilisant la vue 11 - Projet fermeture. Si le gestionnaire de projet modifie Publier sur "Non" pour une tâche précédemment publiée, les changements suivants se produisent:
- Les tâches ne sont plus visibles dans la page Tâches.
- Les tâches ne sont plus visibles dans les feuilles de temps existantes.
- Les tâches ne sont pas disponibles dans les nouvelles feuilles de temps.
- Les tâches ne sont plus visibles dans la page Affectations des ressources.
Annuler la publication des tâches.
- Définissez la ressource «Type de réservation» à Proposé. Cela supprime les projets des vues de Capacité de ressources par défaut. En utilisant "B - Fiche de ressource", définissez la valeur dans la colonne Type de réservation à Proposé pour chaque ressource nommée.
Définissez le type de réservation à propos.
- Mettre à jour l'état du projet pour refléter que le projet n'est plus actif.Très probablement, votre organisation utilise un champ personnalisé au niveau du projet pour distinguer l'état d'un projet (en d'autres termes, actif, fermé, annulé, etc.). Ce champ est généralement utilisé pour filtrer les projets non actifs à partir des vues et des rapports PWA. Par exemple, notre société, Sensei, utilise un champ appelé «Phase de projet» pour exclure les projets où la phase de projet est «04 - Fermer». Pour supprimer le projet terminé ou annulé de la vue active du projet, à partir du ruban Projet | Section Propriétés, cliquez sur le bouton Informations sur le projet pour ouvrir la boîte de dialogue Informations sur le projet. Définissez le champ Phase de projet utilisé par votre organisation à la valeur correcte pour indiquer que le projet est fermé, puis cliquez sur le bouton OK. Si votre organisation utilise un flux de travail pour gérer les phases du projet,
- Publiez le projet. Après avoir terminé les étapes 1 à 7, votre projet est maintenant prêt à être officiellement fermé. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis cliquez sur le bouton Enregistrer dans le Backstage. Cliquez de nouveau sur l'onglet Fichier, puis cliquez sur le bouton Publier dans la page Info du Backstage.
- Fermer les problèmes et les risques. La dernière étape consiste à clôturer les problèmes, les risques et les éléments d'action restants en modifiant leur statut sur le site du projet.
Code to close the projects through project workflow.
1) Have a created a category
2) Have assigned the groups under the category
And when ever a project status in my PDP is closed through workflow,
Run the below SQL Query to add the project to the security category
INSERT INTO MSP_WEB_SECURITY_CATEGORY_OBJECTS (WSEC_CAT_UID, WSEC_OBJ_TYPE_UID, WSEC_OBJ_UID) VALUES
(
'76C40774-C84B-4517-84DF-4693F2527364',
'1771B1C0-6E26-4FB3-A480-C798AB506E82',
'E8E0AE90-81FD-4AE4-81D4-61A96FD8EC94'
)
Managing the permissions at the security category level.
Now system is automated and project are being closed properly.
