Dans cet article, nous allons passer en revue la compréhension, les avantages et les inconvénients, ainsi que les principes de base de flux de Microsoft Flow.
Microsoft a annoncé la sortie de Flow, une nouvelle application de productivité spécifique à SharePoint Online, qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail inter-applications. Depuis que Microsoft a introduit le gestionnaire de flux de travail dans SharePoint 2013, aucune amélioration supplémentaire n'a été apportée à leur moteur de flux de travail. Il serait logique de supposer que Flow remplace les flux de travail SharePoint.
Plus précisément, pour le processus d’approbation, nous devons utiliser Flow pour des approbations simples, ou des approbations impliquant plusieurs sites ou services externes. Utilisez SPD pour des processus plus complexes et des options de personnalisation pour les approbations impliquant un seul site.
Pour comprendre si Microsoft Flow pourrait remplacer SharePoint Designer, nous examinerons les avantages et les inconvénients de Microsoft Flow et la manière dont il se compare à SharePoint Designer.
1. Pourquoi devriez-vous utiliser Microsoft Flow?
- Microsoft Flow est un outil logiciel basé sur un nuage qui permet aux employés de créer et d'automatiser des flux de travail entre plusieurs applications et services sans avoir à demander l'aide d'un développeur. Comme indiqué par Microsoft, le flux est appelé prédécesseur de SharePoint Designer, comme indiqué.
- Alors pourquoi le changement? Flow est spécifique à SharePoint Online et permet aux utilisateurs de créer des scénarios d'action-réaction entre applications. Il est basé sur un connecteur, ce qui facilite son intégration et fonctionne bien avec les API. Les clients peuvent facilement adopter, déployer et adapter avec Flow par rapport à Designer.
- Une théorie supplémentaire pour le changement est que Microsoft souhaite réduire le nombre de personnalisations existant dans SharePoint. La quantité de soutien requise par ces personnalisations ne serait pas durable à long terme et Flow est le moyen d'éviter cela.
2. Quand utiliser Microsoft Flow
Mobilité / commodité:
- Il y a une application mobile
- Obtenir des notifications push
- Approuver ou rejeter sans quitter l'application
Sites multiples:
- Le SPD n'autorise pas facilement les workflows / approbations de collections de plusieurs sites ou de plusieurs sites
- Flow le fait avec facilité
Services externes:
- Impliquez plusieurs services tels que Twitter, Dropbox, Wunderlist, Google Docs, etc. dans votre processus d'approbation
Tout le monde peut créer ses propres flux - il est très individuel:
- Les workflows SPD doivent être créés par une personne disposant des autorisations appropriées.
3. Quand utiliser SharePoint Designer
Etapes et boucles (2013)
• En cas de rejet, passez à une étape précédente en fonction des conditions pour réessayer.
• Les boucles sont plus fiables.
Personnalisez le formulaire d'approbation (2010 et 2013)
• Remplacez «Approuvé» par «Reconnu» ou «Accepter».
• Ajoutez plus de deux options, telles que «renvoyer à l'expéditeur avec un commentaire».
Personnaliser le message
• La notification par le flux d'une tâche d'approbation est très limitée. Vous ne pouvez mettre qu'une seule URL et une brève description. Bien sûr, dans les approbations, ce lien irait au contenu important / sujet / demande.
Les retards et les travaux du minuteur ont tendance à être plus fiables
• Le flux peut expirer ou échouer s'il lui est demandé d'attendre très longtemps ou de faire une boucle.
SPD est centré sur l'organisation, dans laquelle Flow est davantage conçu pour les personnes.
• Si un créateur de flux de travail SPD s'en va, les autres utilisateurs ont toujours accès au flux de travail. Dans Flow, vous pouvez exporter des flux et demander à quelqu'un d'autre de l'importer, mais il n'est pas encore possible d'effectuer un transfert de propriété propre lorsque quelqu'un quitte une organisation. Il est préférable d’utiliser un compte de service avec Flow.
Tâches en série
• Attribuez des tâches à plusieurs personnes dans un certain ordre (A approuve avant B) mais dans la même étape. Flow nécessitera plusieurs étapes d'approbation distinctes pour effectuer les approbations en série.
Avis de retard
• Le SPD facilite l'envoi de rappels de retard et l'utilisation de dates d'échéance.
4. Les avantages de Microsoft Flow
Simplicité
• La conception conviviale facilite la création de processus métier. Les utilisateurs peuvent choisir des déclencheurs dans une liste déroulante pré-remplie et créer des flux de travail rapidement et facilement. La conception simple signifie que le processus de création d'un flux de travail complet se déplace beaucoup plus rapidement.
Flux de travail inter-applications • SharePoint Designer a été conçu pour fonctionner avec SharePoint sur site et s'est limité à cet espace. Flow se trouve sur la plate-forme en nuage Microsoft et est automatiquement connecté à un large éventail de solutions en nuage extérieures (Twitter, Yammer, Slack, etc.). Facebook, Excel, MailChimp, Microsoft Translator, Salesforce, etc.). Les utilisateurs peuvent créer des processus automatisés qui transcendent les frontières technologiques qui les ont empêchés par le passé.
Modèles
• Comparé à l'ensemble de modèles prédéfinis proposés dans SharePoint Designer, Flow offre non seulement davantage d'options prêtes à l'emploi, mais permet également aux utilisateurs de créer leurs propres modèles personnalisés pouvant être partagés avec la communauté.
Automatisation des médias sociaux
• Les médias sociaux sont un moyen formidable pour les entreprises d’interagir directement avec leurs clients. Nous pouvons non seulement obtenir un retour immédiat, mais aussi réagir instantanément et commencer à construire une relation plus profonde. Cependant, pour que cela fonctionne efficacement, des processus doivent être mis en place pour gérer ce nouveau canal de communication. Avec Microsoft Flow, ce flux peut être entièrement automatisé. Vos clients reçoivent l'attention dont ils ont besoin et vous pouvez les adapter en conséquence.
Par exemple, quelqu'un marque notre entreprise dans un tweet sur Twitter. Plutôt que d'avoir à affecter une ressource à surveiller et à répondre manuellement, nous pouvons créer un flux de travail pour commencer automatiquement à suivre cette personne, lui envoyer une réponse de remerciement, l'ajouter à une activité de suivi de feuille de calcul, puis la saisir dans la base de données.
Utilisation de conditions
• Flow utilise toujours des conditions et des actions dans le processus de configuration. Toutefois, les options utilisées pour formuler ces conditions ont été réduites par rapport à celles disponibles dans SharePoint Designer. Au lieu d'une logique «Et / ou» apparaissant lorsque plusieurs conditions sont impliquées, Flow nécessite la définition d'une action entre ces conditions. Cela peut être subverti en créant en mode avancé, toutefois, cela nécessite l'apprentissage d'une nouvelle syntaxe et ne permet pas non plus à l'utilisateur de quitter le mode avancé.
Automatisation des processus:
Microsoft Flow aide même les non-développeurs à travailler plus intelligemment en automatisant les workflows entre applications et services, par exemple:
• Recevoir une notification
o Chaque fois qu'un nouveau fichier ajouté à SharePoint, vous recevez une notification par courrier électronique.
• Copier des fichiers
o Supposons que vous téléchargiez un fichier dans un lecteur, puis définissez un flux afin qu'il soit copié sur SharePoint et utilisé par votre équipe.
• Collecter des données
o Définissez un flux pour collecter des tweets / retours.
• Automatisation des approbations
o Configurez un flux pour approuver les vacances à la demande du responsable.
• Microsoft Flow est connecté à plus de 200 connecteurs et utilise des connecteurs personnalisés pour se connecter à tout point de terminaison REST personnalisé. Connectez-vous aux données sur site à l'aide de passerelles.
• Il fournit une interface utilisateur graphique pour créer des flux de travail.
5. Les inconvénients de Microsoft Flow
Capacités limitées
• S'agissant d' un produit plus récent, il peut être difficile d'exécuter des actions sophistiquées dans vos processus métier. Avec le temps, on peut s’attendre à ce que les fonctionnalités s’améliorent, mais il faut s’attendre à des limitations dans cette phase précoce.
Flux secondaire
• Une fonctionnalité populaire de SharePoint Designer était la possibilité de démarrer un flux secondaire basé sur une action de votre flux principal. Cela signifie que chaque variante et exception au sein de votre processus logique devra être incluse dans un flux de travail principal. Cela accroît inutilement la complexité de la création de workflows.
Et / ou conditions
• Flow utilise toujours des conditions et des actions dans le processus de configuration. Toutefois, les options utilisées pour formuler ces conditions ont été réduites par rapport à celles disponibles dans SharePoint Designer. Au lieu d'une logique «Et / ou» apparaissant lorsque plusieurs conditions sont impliquées, Flow nécessite la définition d'une action entre ces conditions. Cela peut être subverti en créant en mode avancé. Toutefois, cela nécessite l'apprentissage d'une nouvelle syntaxe et ne permet pas non plus à l'utilisateur de quitter le mode avancé.
Représentation graphique
• Lorsque vous créez un flux avec de nombreuses conditions de commutation / cas ou parallèle, la représentation graphique devient assez large (un zoom avant / arrière avec votre navigateur peut vous aider) et il devient fastidieux de se déplacer horizontalement entre des portions de flux. De plus, le navigateur ne comprend pas toujours bien la barre de défilement.
Copier coller
• Il n'y a aucun moyen de copier coller, à la fois dans un flux, ni entre flux, mais vous pouvez effectuer un «enregistrement sous» et continuer à travailler sur une copie.
Manque de guidage
• Il y a un manque d'aide ou de guidage lors de la saisie d'une expression. La documentation sur ce sujet est plutôt basique. Vous finissez donc par effectuer une recherche sur le Web (consultez la section des liens) et quelques tentatives d'essai et d'erreur. .
Mise
à jour d'un seul champ • Lors de la mise à jour d'un élément d'une liste, il est obligé de fournir toutes les données des champs requis. Aucune action n'est effectuée pour mettre à jour un seul champ.
Aucune autorisation au niveau de l'élément
• Flow ne modifie pas encore les autorisations au niveau de l'élément, comme vous pouvez le faire dans les flux de travail SharePoint Designer 2010. Vous ne pouvez pas non plus appeler un service Web HTTPS ou effectuer des étapes d'emprunt d'identité avec Flow.
Mise à jour du déclencheur
• Comme nous avions initialement utilisé le déclencheur «Créer», nous avons dû le remplacer par le déclencheur «Créer et mettre à jour». Dans SPD 2013, nous pouvons simplement cocher ou décocher les différentes options de démarrage (manuel, à la création, à la mise à jour). Une limitation actuelle de MS Flow est qu'il ne peut pas facilement changer un déclencheur. Dès que nous utilisons les données du déclencheur dans le flux, le déclencheur est implicitement lié au flux et il ne peut pas être supprimé ni remplacé.
Quota d'événement
• MS Flow n'a pas d'activation ou de modification, il est donc nécessaire de capturer l'événement «à la mise à jour». Ainsi, dans le cas d'une nouvelle soumission, la demande est mise à jour par le flux, ce qui déclenche une nouvelle exécution du flux sur la demande.
• La capture d'un plus grand nombre d'événements (à la fois crée ET met à jour) a un impact sur le quota d'essais autorisé dans votre plan MS Flow. Jusqu'à présent, le plan gratuit de Flow fourni avec les licences d'entreprise O365 autorise jusqu'à 750 exécutions par utilisateur ou 2000 par locataire. De plus, il n’existe actuellement aucun moyen de détecter le nombre d’exécutions dans le plan gratuit (autrement qu'en notifiant quand une exécution échoue ou en téléchargeant l'historique de l'exécution).
Niveau d'implémentation
• Les flux de travail SharePoint sont des solutions centrées sur l'entreprise tandis que Microsoft Flow est destiné à l'individu. Les flux de travail SharePoint sont associés à des listes et des bibliothèques SharePoint ou au site lui-même. Les flux de travail SharePoint sont ciblés pour effectuer des actions sur des objets dans l'environnement SharePoint pour tous les utilisateurs accédant au système.
6. Déclencheurs des principes fondamentaux d'écoulement
Les déclencheurs peuvent être définis comme un composant qui démarre le flux de travail. Il peut s'agir d'un déclencheur manuel ou automatique. Dans le déclenchement automatique, le flux démarre automatiquement depuis une autre application, tandis que le déclenchement manuel est lancé par l'utilisateur.
7. Actions
Une action ressemble à la copie d'un fichier, l'envoi d'un courrier électronique, la création d'une tâche dans un planificateur, le démarrage d'une approbation, la mise à jour d'un élément résultant du flux de travail.
8. Conditions
Une condition est quelque chose comme "IF". Si cela se produit - faites ceci, si cela se produit - faites autre chose. Par exemple, si l'utilisateur approuve un élément ou un document (envoyez un courrier électronique avec approbation, si un utilisateur refuse), envoyez un courrier électronique avec rejet.
Microsoft continuera à prendre en charge SharePoint Designer au moins jusqu'en 2026, de sorte qu'il ne s'en ira pas de si tôt. Le flux de travail SharePoint Designer est limité à SharePoint, tandis que Microsoft Flow peut s'interfacer avec d'autres applications.
La migration vers un environnement entièrement en ligne (Flow) apporte de nombreux avantages. L'un de ces avantages est la possibilité de mettre à jour et d'intégrer de manière transparente les nouveaux produits au fur et à mesure qu'ils sont développés.
Flow ne remplace pas nécessairement SharePoint Designer, il s'agit plutôt d'une "évolution". Microsoft Flow est l’évolution de la gestion des processus d’entreprise qui permet de créer des solutions élégantes capables d’orchestrer les données dans les différents secteurs d’applications d’entreprise, en exploitant des «clics» et non du code.
Source : https://www.fmtconsultants.com/microsoft-flow-a-replacement-for-designer-workflows/
